Historia ksiąg rachunkowych – od czego się zaczęło?
Czy wiesz, że historia ksiąg rachunkowych sięga starożytności? Już w starożytnym Rzymie prowadzono ewidencję majątku miejskiego i bankowego, co umożliwiało skuteczne zarządzanie finansami i majątkiem.
W średniowieczu dokumentowano nie tylko majątek, ale również należności, zobowiązania, gotówkę i towary, co wspierało kupców w codziennym prowadzeniu handlu. Włoski matematyk Luca Pacioli w 1494 roku opisał technikę podwójnego zapisu, która umożliwiała rzetelne prowadzenie ksiąg i ocenę rentowności działalności.
W XVII wieku kodeksy handlowe nakładały obowiązek prowadzenia ksiąg w sposób umożliwiający przechowywanie pełnej historii operacji finansowych. Historia rachunkowości pokazuje, że od zawsze miała ona za zadanie wspieranie przedsiębiorców, a nie jedynie naliczanie podatków.
Księgi rachunkowe dziś – gdzie popełniamy błąd?
Obecnie przedsiębiorcy coraz częściej traktują księgi rachunkowe jedynie jako narzędzie do wyliczania podatków, zamiast jako wsparcie w prowadzeniu biznesu.
Wielu właścicieli firm wybiera biura rachunkowe kierując się wyłącznie ceną, a nie kompetencjami, co prowadzi do zaniżania standardów usług. Księgowi, aby utrzymać biura i pracowników, często obniżają ceny usług, co skutkuje prowadzeniem ksiąg w sposób uproszczony, nie na bieżąco i bez należytej dbałości o szczegóły. Zdarza się również, że księgi prowadzą osoby bez wykształcenia i praktyki w tym zakresie.
Księgowi zatrudnieni na etatach często nie są właściwie kontrolowani i minimalizują swoją pracę, ponieważ wiedzą, że nikt ich nie sprawdzi. Przedsiębiorcy nie korzystają w pełni z wiedzy, jaką mogą dać księgi rachunkowe. W efekcie zarówno biura rachunkowe, jak i księgowi wewnętrzni, często nie dostarczają rzetelnych danych, które mogłyby pomóc w zarządzaniu firmą.
Rola ksiąg rachunkowych w zarządzaniu firmą
Księgi rachunkowe powinny przede wszystkim służyć do:
- Kontroli finansów firmy
- Monitorowania magazynu
- Analizy rentowności
- Planowania strategicznego
Dobrze prowadzone księgi rachunkowe to źródło informacji o kondycji finansowej firmy. Właściciele powinni mieć możliwość uzyskania takich danych jak:
- Rentowność poszczególnych projektów
- Kontrola kosztów
- Stan rozrachunków
- Analiza zysków
- Monitoring stanów magazynowych
Nowoczesne podejście do ksiąg rachunkowych oznacza, że przedsiębiorca powinien mieć dostęp do aktualnych danych o rozrachunkach i magazynie na bieżąco, a nie dopiero na koniec miesiąca czy kwartału. Dobre księgi powinny codziennie dostarczać obraz sytuacji finansowej firmy, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji biznesowych. Elektroniczny obieg dokumentów wspiera to działanie, umożliwiając codzienną wymianę danych.
Obowiązki wynikające z przepisów prawa
Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest kwestią wyboru – to obowiązek regulowany przez przepisy prawa.
Podstawą jest Ustawa o rachunkowości z 29 września 1994 roku, która określa zasady prowadzenia ksiąg i obowiązki podmiotów zobowiązanych do ich prowadzenia. Dodatkowo obowiązują Krajowe Standardy Rachunkowości, Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) oraz liczne rozporządzenia wykonawcze.
Księgi rachunkowe powinny również umożliwiać prawidłowe rozliczenie podatkowe zgodnie z przepisami takimi jak:
- Ustawa o PIT
- Ordynacja podatkowa
Jednak to nie podatki powinny być głównym celem prowadzenia ksiąg.
Dobre praktyki w prowadzeniu ksiąg rachunkowych
Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga przestrzegania dobrych praktyk, takich jak:
- Rzetelne i bieżące zapisy
- Precyzyjny opis operacji księgowych
- Comiesięczne sprawdzanie sald i obrotów, umożliwiające sporządzenie bilansu
- Współpraca z klientem przy ustalaniu polityki rachunkowości
- Dostarczanie sprawozdań finansowych w terminie umożliwiającym ich analizę
Przedsiębiorcy ponoszą odpowiedzialność za księgi
Bez względu na to, kto popełnił błąd – księgowy czy przedsiębiorca – to właściciel firmy zawsze odpowiada za poprawność ksiąg rachunkowych. Nawet jeśli zatrudnia księgową lub korzysta z usług biura rachunkowego, to na nim spoczywa odpowiedzialność za prawidłowość rozliczeń.
Księgowa w firmie to pracownik chroniony kodeksem pracy. Biuro rachunkowe może ponosić odpowiedzialność, ale tylko jeśli umowa została odpowiednio skonstruowana i będzie przestrzegana przez obie strony. Dlatego tak ważne jest świadome podejście do prowadzenia ksiąg i współpraca z rzetelnymi specjalistami.
Czy jako przedsiębiorca w pełni korzystasz z możliwości, jakie dają księgi rachunkowe? Jeśli nie – czas na zmianę podejścia.
